El otro día, trabajando con una compañera le apareció mediante una pulsación de teclas un pequeño programa de captura de pantallas, de esos que utilizamos para poner en los emails o documentos con recuadros y flechas. Nada de extraño para quien está acostumbrado a este trabajo. Pero entre la pulsación y la aparición de la tecla surgió a tono de broma el uso de la herramienta.
Resulta que la pulsación no había sido provocada y fue puro accidente. Al preguntarle porque quería hacer una captura de la pantalla me dijo que era un proceso automático, que cada cinco minutos la pantalla se capturaba de forma automática porque no tenía muy buena memoria y las capturas le servían para acordarse después de lo que hacía. Me dijo que lo había visto en un documental donde había personas que con una cámara en el pecho iban haciendo fotos automáticas para luego acordarse.
Me pareció muy buena idea, la creación desatendida de una memoria aleatoria que fuese capturando y recopilando todo aquello que hacemos en el día, una especie de big brother controlado por uno mismo. Para la productividad personal no es más que otra bandeja de entrada, pero si te lo montas bien puedes convertirlo en la misma bandeja de entrada que ya utilizas dentro de tu dispositivo habitual.
Lo curioso es que no encontré ningún programa (Freeware) con esas características para Windows, que dado un intervalo de tiempo, capturase hasta el infinito y mucho menos el que ella estaba utilizando, así que con dos líneas en el script del AutoHotKey para Windows (en el trabajo me obligan a utilizar este OS) y mi capturador preferido para este entorno MWSnap, en menos de tres minutos ya estaba capturando (png * 100Kb * 120 disparos/día = 11Mb/día + procesado + organización = 1Mb/día)
En casa también fue sencillo, instalar el shutter via yaourt y montarlo en un cron para que tomase las instantáneas. Así que ahora tengo dos memorias visuales de lo que voy haciendo. Mientras escribo este artículo se van tomando las capturas de forma automática.
Quería profundizar en el tema, pero Google no me arrojó ninguna ayuda, así que al día siguiente pregunté a la compañera donde había extraído la información y como utilizaba las capturas a las que yo ya les estaba sacando provecho. Riéndose me dijo que fue una pulsación accidental, que no tenía una captura automática, pero lo del reportaje era cierto, que ya me diría donde lo había visto.
Esto no me ha echado atrás, sigo experimentando con esta nueva técnica, porque la estoy encontrando bastante útil. Dentro de mi sistema de productividad me sirve desde lo más obvio, pasando por la revisión semanal , saber lo que has hecho durante ese día o semana, hasta conocer mis pautas de trabajo tal como apuntó @SoyFelix1 en uno de sus twits (este es menor de los usos que le doy). Me sirve como referencia rápida para acordarme de ciertos momento, de ciertas rutinas que he programado, informes, incluso he rescatado cosas que no había apuntado en la bandeja de entrada.
Esto me ha ido a llevarlo mucho más allá, deshaciéndome de la bandeja de entrada principal del correo. Ahora los correos que llegan tienes tres finales: O se archiva como referencia, se puede procesar en menos de dos minutos o lo capturo con MWSnap sabiendo que va a esa bandeja de entrada. El vaciado de la bandeja del correo se ha triplicado en velocidad.
Continuo experimentando con este proceso, no descarto seguir encontrándole utilidad, lo que al principio era una broma entre colegas de trabajo, se ha convertido en una fiable herramienta de productividad personal.
Para desmitificar la creencia popular que la productividad sólo es necesaria para aquellas personas que realizan actividades profesionales y más concretamente, para aquellos cuya responsabilidad es máxima dentro de las empresas, hoy quiero traer la plantilla de GTD adaptándola a el ama de casa.
Entendiendo como ama de casa no un género sexual, sino aquella persona que por motivos personales o profesionales se dedica al cuidado y mantenimiento doméstico, escogiendo el término “ama de casa” como coloquialmente se conoce a este tipo de desarrollo de tareas.
Los profesionales domésticos (vamos a cambiar el nombre) no están exentos de poder utilizar la productividad personal, ellos también tienen proyectos, acciones, un archivo de información, su elevación personal. Con lo que tampoco se escapan de la productividad y nunca deben ser minimazos o excluídos. Si algo enseña GTD es que está hecho para todo tipo de personas y profesiones.
Elevación.
Aquí voy a eliminar las alturas de 9000 a 15000 pies, pues son alturas mucho más subjetivas en la que la persona debe decidir que es lo que quiere conseguir en la vida (15000 pies), que es lo que espera dentro de tres o cinco años (12000 pies) o sus metas a corto plazo de uno a dos años (9000 pies). En el caso de estar hablando de un profesional doméstico empleado por cuenta ajena, si que deberíamos establecer estas elevaciones, como por ejemplo: ampliar las zonas de trabajo, crecer dentro de la empresa o incluso cambiar de empresa o trabajo.
Elevación 6000 pies (Áreas de responsabilidades): Mantener la casa en orden
Elevación 3000 pies (Proyectos actuales): Mantenimiento doméstico, abastecimiento de comida, limpieza de las estancias, étc.
Pista: Todas las acciones actuales.
Contextos.
Los contextos son los lugares o ubicaciones donde dedicaremos a realizar nuestras acciones. Hemos de estudiar cuales son nuestras pautas más habituales y ver las localizaciones donde las realizamos. Esta será nuestra mayor fuerza para ser productivos. Tres son los básicos.
Hogar. Este contexto puede subdividirse en varios contextos más, por ejemplo estamos hablando de dormitorios, de baños, de cocinas. Aquí depende realmente si las acciones debes especificarse de forma muy concreta en esas acciones o con la globalidad de la casa/hogar ya es suficiente. No es lo mismo ser un profesional doméstico en treinta metros cuadrados, que en “Buckingham palace”
Tránsito Básico para todo aquello relacionado con las acciones del camino, por ejemplo la adquisición de nuevo material, papeleo que debemos realizar, compras de comida y material para la casa.
Llamadas. Todas aquellas acciones que requieran comunicación con terceras personas no presentes, realizar petición de citas, tiempo de ocio. Las llamadas deben siempre procesarse por lotes, ya sean desde un teléfono fijo o desde un móvil.
Materiales
Además de toda la parafernalia propia del día a día del profesional doméstico, será necesario disponer de varios elementos externos que nos permitirán tener una mejor visión de toda nuestra productividad.
El Calendario de pared será el calendario que marcará nuestra rutina, se aconseja disponer de una versión en papel para enganchar en la nevera por ejemplo. Su utilidad será de mera referencia, visión global del día. En él, marcaremos las rutinas de limpieza y mantenimientos que debemos realizar a lo largo del día. Este calendario debería contener sólo las etiquetas de los días, sin números ni meses, de lunes a domingo y su contenido debería poder desplazarse, por ejemplo utilizando etiquetas con imanes.
La agenda de mano, en versión papel o dispositivo electrónico, que siempre nos acompañará para poder recordar todas esas citas menores que van saliendo en la semana, visitas al médico, revisión del gas, salir a merendar con amigos, celebraciones especiales, étc.
Bandejas de entrada
La casa en si, ya es una propia bandeja de entrada, sus habitantes suelen desperdigarlo todo por ella y el acto de recopilación es constante. Para diferenciar la bandeja de entrada propia del resto, deberemos crear un único lugar donde dejaremos todas aquellas cosas que debemos procesar, como persona productivida.
Existen lo que yo llamo bandejas de entrada temporales que son propias de cada proyecto. Por ejemplo, el proyecto fregar platos puede convertirse en una bandeja de entrada. Fregar los platos es una acción monótona y aburrida, pero si primero los recopilamos (juntamos todos los enseres sucios), luego los procesamos (platos con platos, vasos juntos, cubiertos, ollas), los organizamos: primero vasos, luego cubiertos, luego platos, resto de vajilla, para finalmente hacer: por ese orden de organización fregar y aclarar. No olvidar la revisión!
Otra bandeja de entrada temporal es la ropa. Poner una lavadora es sencillo, agrupar por colores y tejidos, meter, pulsar varios botones y esperar. Lo tedioso es doblar y guardar toda esa ropa. Para eso volvemos otra vez a GTD, recopilamos toda la ropa lavada, iniciamos el proceso (separamos ajuar, ropa interior, camisetas/jersey, pantalones, ropa para plancha), organizamos por para su ejecución y finalmente doblamos.
La monotonía se convierte en algo mucho más agradable y los tiempos de realización de las tareas se convierten en más productivos. Demostrando de nuevo la importancia del GTD incluso en aquello no le damos importancia.
El resto de GTD se mantiene intacto. Todo debe pasar por nuestra bandeja de entrada, para ser procesado y organizado, para poder hacer y revisar. No existe diferencia entre un proyecto de profesionales domésticos, por ejemplo: “reparar grifo de la cocina” como el proyecto de un ejecutivo de cuentas: “Reducir coste logísticos”. Los pasos son los mismo, sólo cambian los literales que ponemos a las etiquetas.
Si podemos implementar este modelo, enseñar los hábitos de la bandeja de entrada, del procesamiento, la importancia de los contextos y como llegar a la siguiente acción válida el profesional doméstico podrá convertirse en una persona productiva, con todos sus beneficios.
El método GTD no tiene limitaciones, puede ser utilizado por cualquier persona que desee ser más productiva y tener un mejor control de lo que ocurre en su vida. Su potencia y versatilidad lo convierten en el método por excelencia, con el único coste de ser fiel a sus cinco pasos básicos. Hábitos que debemos cuidar y respetar para que el sistema no se debilite, para que nuestra confianza en nosotros y el método se transforme en un acto natural.
Comienzo este primer capítulo de la adaptación de GTD al mundo estudiantil, con una sencilla plantilla a modo de escenario en el que el usuario tendrá la base para hacerlo suyo y sobretodo, trabajarlo para perfeccionarlo a sus necesidades. Los principios siempre son frustrante o desesperantes, con esta base eliminamos esos sentimientos y nos centramos directamente en lo que el usuario necesita.
Elevación.
Elevación 15000 pies (La vida): Ejercer y desarrollarse como profesional y persona.
Elevación 12000 pies (Visión de 3-5): Progresar en la carrera,
Elevación 9000 pies (Metas de 1 a 2 años): Aprender
Elevación 6000 pies (Áreas de responsabilidades): Estudiar Materias
Elevación 3000 pies (Proyectos actuales): Estudiar, ejercicios, prácticas, exámenes, étc.
Pista de aterrizaje: Todas las acciones actuales.
Contextos.
Los contextos son los lugares o ubicaciones donde dedicaremos a realizar nuestras acciones. Hemos de estudiar cuales son nuestras pautas más habituales y ver las localizaciones donde las realizamos. Esta será nuestra mayor fuerza para ser productivos.
Centro de Estudio (Aula, Bar/Restaurante, Biblioteca). Este contexto puede subdividirse en varios contextos más, dependiendo de la capacidad que tengamos para interactuar con los demás y las acciones que debemos realizar en cada momento. No hace falta pasar a un nivel de tanto detalle, pero tampoco es bueno generalizar mucho, nuestras pautas nos dirán la cantidad de estos contextos. Hay que establecer contextos para todas aquellas actividades extraescolares: fútbol, ballet, inglés.
Tránsito. Básico para todo aquello relacionado con las acciones del camino, por ejemplo la adquisición de nuevo material, papeleo que debemos realizar, acciones que ocurren en todo momento fuera del resto de los contextos.
Llamadas. Este contexto es opcional dependiendo de la edad del usuario. La necesidad de llamar a otros compañeros para preguntar, establecer citas o comunicaciones personales, todo debe estar agrupado en este contexto.
Casa o Base. Aquí es donde estableceremos el centro neurálgico de todo nuestro sistema productivo, ya sea en sistema de backup de información, como base de recopilación y procesamiento de todo lo que haya ocurrido en el día.
Internet Igual que en el contexto llamada, depende de la edad del estudiante. Su utilización viene como repositorio de información y centro de ocio, así como muchas veces puede sustituir al contexto teléfono. Este es un contexto sin localización, pues es posible que la conexión sea en el propio centro educativo como la casa o base. Hay que tener muy claro cual es el contexto perfecto para cada acción, en caso contrario corremos el riesgo de no realizar correctamente la mejor acción.
Materiales
Además de toda la parafernalia propia del día a día del estudiante, será necesario disponer de varios elementos externos que nos permitirán tener una mejor visión de toda nuestra productividad.
El Calendario de pared será el calendario que marcará nuestro horario de clases, se aconseja disponer de una versión en papel para enganchar en nuestra zona de estudio y otro portátil, ya sea en nuestro dispositivo móvil o carpeta. Su utilidad será de mera referencia, visión global del día. En él, además de marcar las clases obligadas, añadiremos los bloques de tiempo que dedicaremos al estudio y los bloques de tiempo dedicados al ocio.
Agenda de mano, en versión papel o dispositivo electrónico, que siempre nos acompañará para poder recordar todas esas citas menores que van saliendo en la semana, quedadas para estudiar, para asistir a actos, fiestas, étc. Su adopción en esta etapa nos ayudará en nuestros años venideros.
La carpeta, no será más que un contenedor para el transporte. Una parte de ella la utilizaremos como bandeja de entrada de todo el material que nos vayan suministrando, otra parte como archivador y material de soporte para todo aquello que vamos necesitando en el día, sólo para el día. Al finalizar el día debemos rellenarla con lo necesario para el próximo día o semana. Nunca debe convertirse en un archivador de información, este debe estar ubicado en la casa o base.
El archivo es una de las partes más importantes para el estudiante. Debe disponer de un buen archivado para no sólo sacarse las cosas de su pista de aterrizaje, sino para disponer de ellas en el momento de estudio. Debe construirse de tal forma que agrupe todos los apuntes tomados en las clases lectivas (previo pase a limpio), así como la información extraída de otras fuentes (fotocopias, webs, libros, étc), para llegado el momento del estudio pueda extraer toda la información de la materia. Una buena forma de archivar sería por periodos de exámenes, donde la información sería acumulativa y el sistema de aprendizaje y repaso de los explicado sería el natural.
Bandejas de entrada.
No aconsejo tener más de tres bandejas de entrada y dependiendo de la edad y necesidades del estudiante, la limitaremos a dos bandejas.
La primera bandeja de entrada es la del correo electrónico. Por su propia naturalidad de recepción de información, que nunca hay que confundir y tratar como centro de almacenamiento. Todo lo que llega a esta bandeja, tiene que ser tratado como una bandeja física.
La carpeta es la segunda bandeja lógica, todos los materiales físicos que aun recibimos deben incorporarse en una sección de la misma, pero esta bandeja no será utilizada para procesar, sino simplemente como extensión de la bandeja principal. Una vez en la base, la vaciaremos en nuestra bandeja principal.
La bandeja base se ubicará en nuestro espacio físico de estudio y allí donde realizamos gran parte de los trabajos, normalmente la habitación donde se pernocta. Esta debe ser la bandeja donde la carpeta se vacíe e incluso si somos extremistas, donde se vacíe la bandeja del correo electrónico.
El resto de GTD se mantiene intacto. Todo debe pasar por nuestras bandejas de entrada, para ser procesado y organizado, para poder hacer y revisar. No existe diferencia entre un proyecto de estudiante, por ejemplo: “realizar trabajo de física” como el proyecto de un director de recursos humanos: “Contratar recurso para EcoFin”. No existe diferencia entre la revisión semanal de un ingeniero informático y un estudiante. Los pasos son los mismo, sólo cambian los literales que ponemos a las etiquetas.
Si podemos implementar este modelo, enseñar los hábitos de la bandeja de entrada, del procesamiento, la importancia de los contextos y como llegar a la siguiente acción válida el estudiante podrá convertirse en una persona productiva, con todos sus beneficios.
Tener una familia y ser GTDísta no está reñido, pero muchas veces resulta difícil compaginar ambas actividades sin que alguna de las dos resulte dañada. Las fricciones, las obsesiones, la falta de rigor, las frustraciones son muy habituales en el día a día familiar. Muchos de los fracasos son propios y personales, pero la interacción con las personas más allegadas, con las que más nos quieren pueden resultar más fatídicas.
Por eso, he recogido unas pequeñas reglas en las cuales debemos movernos y mantenernos, establecer no sólo unos límites para nosotros, si no unas pautas para actuar, para defendernos y para poder mediar con ese amor-dolor de ambos mundos.
Sólo tu estás a dieta.
Cuando alguien de la familia se pone a dieta, existe un efecto entre todos los que viven bajo el mismo techo: hasta el gato, todos a dieta. Con GTD no ocurre el mismo efecto y quien normalmente se inicia en GTD intenta atraer a los demás familiares hacia esa nueva forma de entender la productividad, el problema es que se comienza con suavidad y luego se intenta imponer y casi obligar. Error que nos traerá frustración y desengaños. Tu has decidido ser productivo, el resto quiere continuar como están, aunque puedes ayudarles con técnicas que siempre son bien acogidas: 2 minutos, pomodoro, la zona, etc.
Todos los canales abiertos.
Saber que tu familia no quiero utilizar GTD no te hace ser menos productivo con ellos, todo lo contrario, debes ser más comunicativo y más receptivo, ellos no te van a juzgar tanto por tus errores o tus faltas, así que es un buen caldo de cultivo y una base de experimentos. Practica la planificación de salidas, compras de regalos, fiestas, comidas y cenas. Ten un calendario para saber donde está cada uno y que es lo que hace. Todo esto sin obsesionarte, porque puedes provocar un efecto contrario.
Delegar es sano
Cuando entras en el mundo de GTD lo primero que necesitas son proyectos y acciones. Estás desesperado por tener acciones, cuantas más tienes más productivo te sientes y la casa es todo un hervidero de acciones por hacer. Tantas interacciones, tantas necesidades, tantas “obligaciones” que comienzas a asumirlas y el resto a dejar de hacerlas. Si algo tienes que aprender es a delegar, establecer seguimientos, otorgar responsabilidades y bajo ningún concepto sobrecargarte con el emocionante mundo de tachar acciones.
Tus compromisos te definen.
Si fallas en el trabajo, tienes un problema. Si fallas a un amigo, tal vez pueda perdonarte, pero si fallas a un familiar sabes del cierto que todo vale, con lo que el impacto emocional es muchísimo menor. Esta mentira lo único que consigue es hacerte voluble según el contexto, y relega en planos diferentes a las personas con las que tratas. Ya sea al director del departamento, al frutero, al abogado del proyecto, a tu pareja o hijos, incluso hasta el perro, tienes que ser íntegro con tus compromisos, sin eso tu sistema de productividad es sólo una mala actuación.
Derecho a procrastinar
Aquí viene el punto mágico y al que mayor partido puedes sacarle. Para que algo entre en tu sistema de productividad debe invariablemente caer en tu bandeja de entrada, una vez ahí dentro pasará por el flujo habitual hasta llegar a su lógica conclusión, sea cual sea. Sabiendo cual es el inicio, puedes deliberada y disimuladamente erradicar cualquier acción o proyecto con la “escusa” de que no ha entrado en la bandeja de entrada. Con esta mentira, estás reforzando ante quien has fallado tu completa y sincera productividad (toma ya!). Pero cuidado, una vez que eres productivo pueden aparecer cosas misteriosas en tu bandeja de entrada que no hayas recopilado tu. Usa la procrastinación con responsabilidad.
Este mundo del GTD cada día es más apasionante, no se si os pasará a vosotros, pero ser productivo no es una monotonía, sino un disfrute de cada proceso. Te sientes como niño chiquito al realizar los procesos básicos: ahora recopilo, ahora tacho esta acción, ahora voy a llamar por teléfono, ahora utilizo la papelera, etc. y cuando te das cuenta de la naturalidad con que realizas las tareas es cuando esbozas una sonrisa. Si, esa sonrisa.
Los proyectos no se ven iguales, las acciones no son pesadas, reaccionas con la cantidad justa y regresas a la calma de tus listas, las lees, las ejecutas, no dejas de ampliarlas. Apuntas tus sueños y no los olvidas, los ves hacerse realidad paso a paso. incluso vas más allá, viendo como todo lo que tienes entre manos está controlado. Ese placer de hacer o procrastinar, de revisar o procesar, de organizar o recopilar, esos momentos donde algunos nos llaman obsesivos, es cuando disfrutas. Si, con esa sonrisa.
Miras a tu alrededor e intentas aportar tu granito, un consejo aquí, una burla como respuesta. Un definición allá y la misma respuesta de trabajar bajo presión, un lista de comprobación como piloto de aeronave y te llaman obsesivo. Tu, mientras, vas haciendo, vas perfeccionando, vas creciendo, vas atendiendo cada proyecto, también con tus fallos, pero con su justo saneamiento. Así, día a día, la productividad personal te ha transformado en la naturalidad propia de tu carácter actual. Si, esa sonrisa.
Suspiras cuando alguien responde que no tiene tiempo, ves con naturalidad entregar las cosas en sus plazos, realizas el máximo de acciones allí donde estás, cuando delegas realizas un seguimiento y atiendes necesidades que tal vez no te correspondan, pero hablan de tu nueva forma de afrontar los proyectos, hablan de la capacidad de reaccionar sin estrés (limitado), de la seguridad que emanas y la confianza que ofreces. La productividad personal, refleja tus hábitos. Si, esa sonrisa.
Recuerdo mi primera recopilación, la hice mal, muy mal. Aún estaba leyendo el libro cuando mis ansias me superaron, la necesidad de ser productivo en ese instante y aplicar el sentido común me llevo a mi primera frustración. Quería el placer que mi mente estaba procesando mientras leía, la visión de quien era ya ahí en la imaginación. Recopilé cuatro cosas, de lo que tenía desparramado y a mano, lo junte todo ahí mismo, libro en mano en un mismo espacio. ¿Eso era todo? Aún no entendía y no era consciente de la amplitud de recopilar, de que no sólo lo físico ocupa espacio e hice lo que cualquiera haría: amplié mi zona de recopilación. Grave error. El resultado fueron mas cosas amontonadas, objetos propios y ajenos, algunos para hacer bulto (que ridículo suena ahora). Mirando ese bulto, me salté parte el capítulo y en diagonal leía el paso dos. Ahora sonrío y confieso que recopilo mucho mejor, tal vez no sea perfecto, pero entiendo que significa recopilar y lo aplico en cada momento. Si, con esa sonrisa.
Miro mi productividad y el hacer externo, mi mente se escapa y comienza a procesar los pasos en la persona ajena, visualizo lo que “tiene” que hacer, como debería procesar, crear una bandeja de entrada, centrarse en una tarea, invertir en los lotes, veo el potencial que se diluye en esa persona y en como afronta cada uno de los retos que tiene ante él, frustra y dan ganas de enseñar, pero desafortunadamente la productividad personal sólo se aprende si uno está dispuesto a ello, a costa de sus propios hábitos. Después de esa película, me pregunto si soy obsesivo, si no estoy exagerando con lo que hago y digo, pero mirando hacia atrás, viendo quien era y quien soy ahora, lo que dejaba por hacer y lo que ahora estoy dispuesto hacer, atrévete tu a llamarme obsesivo.
¿Y tu?, ¿Eres de los que has sonreído leyendo esta locura o de los que quieres sonreír ?
